Електронна трудова книжка — це цифровий аналог звичної паперової трудової книжки. Вона була введена для вдосконалення обліку трудової діяльності, зменшення паперової тяганини та ризиків втрати чи пошкодження документів. Система дозволяє працівникам мати постійний доступ до інформації про свій страховий стаж, а також полегшує процес автоматичного призначення пенсії в майбутньому, без необхідності звертатися до Пенсійного фонду.

Що потрібно для оформлення електронної трудової книжки?

Щоб перевести свою трудову книжку в електронний формат, необхідно мати кольорові скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки (у хронологічному порядку), а також інших документів, що підтверджують страховий стаж. Це можуть бути:

• Документи про освіту на денній формі навчання
• Свідоцтво про народження дитини (для жінок)
• Військовий документ
• Якщо трудова книжка загублена, потрібно надати інші документи, які можуть підтвердити періоди роботи, такі як:
• Виписки з наказів, довідки, особові рахунки
• Письмові трудові договори, угоди, характеристики, ритуальні документи тощо

Як подати скан-копії?

Скановані копії документів можна подати через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду України. Важливо, щоб зображення відповідали наступним вимогам:

• Кольорова скан-копія
• Чіткість і читабельність усіх реквізитів (назва документа, серійний номер, дата видачі, підписи тощо)
• Формат зображення: JPG або PDF
• Розмір файлу не більше 1 МБ

Як авторизуватись на порталі?

Для того, щоб отримати доступ до електронної трудової книжки, потрібно авторизуватися на порталі Пенсійного фонду України. Це можна зробити кількома способами:

• За допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), який можна отримати у Державній податковій службі або в акредитованих центрах сертифікації ключів.
• За логіном і паролем, після реєстрації на порталі за допомогою коду, отриманого в органах Пенсійного фонду.
• Через ID.GOV.UA за допомогою Mobile ID або Bank ID.
• За допомогою Дія. Підпис.

Як подавати скан-копії?

Скан-копії паперових трудових книжок можуть подавати як самі працівники, так і роботодавці. Це дозволяє швидко оновити інформацію про трудову діяльність.

Що дає електронна трудова книжка?

Електронна трудова книжка полегшує доступ до інформації про страховий стаж, що важливо для призначення пенсії. Вона стане основою для автоматичного призначення пенсії в майбутньому без необхідності додатково звертатися до Пенсійного фонду, що значно спрощує та прискорює цей процес.

Тому, якщо ви ще не перевели свою трудову книжку в електронний вигляд, саме час зробити це!